Wat we doen

Drie soorten werk, één doel.

Naissen Labs is gespecialiseerd in het toepassen en integreren van automatisering, digitalisering en artificial intelligence. De juiste mix van deze drie maakt het verschil: samen zoeken we de route waar je met de minste inspanning en het minste geld de meeste winst pakt.

Digitaliseren

Van papier en losse bestanden naar bruikbare gegevens

Bonnen, formulieren, urenbriefjes en mappen vol documenten. Zolang informatie op papier of in iemands hoofd zit, valt er niets mee te automatiseren. Dit is bijna altijd de eerste stap, en vaak de goedkoopste.

Vaak zonder AI

Automatiseren

Systemen die elkaar eindelijk begrijpen

Je offertepakket, boekhouding, agenda en mailbox weten niets van elkaar, dus doet een mens het overtypen. Een koppeling neemt dat over: dezelfde gegevens, zonder tikwerk en zonder fouten. Standaardkoppelingen kunnen niet alles, maar met automatische workflows is er, nog steeds zonder AI, heel veel mogelijk.

Meestal zonder AI

AI toepassen

Alleen waar taal, beeld of beoordeling in het spel is

Een e-mail begrijpen, een bon uitlezen, een spraakmemo omzetten in een offerte. Daar voegt AI werkelijk iets toe. Kan hetzelfde met een gewone regel of een bestaande functie, dan doen we dat, omdat dat goedkoper en betrouwbaarder is. Zo betaal je nooit voor iets wat je niet nodig hebt.

Waar het rendeert

Open over AI

De duurste oplossing is zelden de eerste die je nodig hebt.

Daarom kijkt Naissen Labs in deze volgorde.

Eén

Kan het met een functie die je al betaalt, bijvoorbeeld in Microsoft 365 of Google Workspace.

↓

Twee

Kan het met een gewone koppeling of automatisering, zonder AI.

↓

Drie

Is AI nodig, dan zetten we hem gericht in, op het kleinste stukje van het proces waar hij het verschil maakt, en rekenen we vooraf voor wat het per maand gaat kosten.

Je wordt op dit moment overspoeld met wat AI allemaal zou kunnen. Wat er zelden bij wordt verteld, is dat AI gebruiken geld kost, elke keer opnieuw: niet één keer een licentie, maar een bedrag per handeling.

Concreet: een e-mail laten sorteren of een korte tekst laten opstellen kost meestal enkele centen. Een lang document volledig laten uitlezen en samenvatten kan oplopen tot enkele euro's per stuk. Bij tien handelingen per maand merk je daar niets van. Bij duizend handelingen per maand is het het verschil tussen een oplossing die zichzelf terugverdient en een abonnement dat meer kost dan het probleem waard was.

Daarom kijken we altijd eerst naar wat er al is, dan naar een gewone koppeling, en pas daarna naar AI. Dat scheelt geld, en het maakt de oplossing uitlegbaar aan de mensen die ermee moeten werken.

Lees waar we ons tegen afzetten →

Voorbeelden

Van eenmanszaak tot bedrijf met vijftig man.

Twaalf situaties die we tegenkomen, met per situatie welke techniek erachter zit en wat het ongeveer scheelt. Drie uitgelicht, de rest klik je open.

Een installatiebedrijf waar offertes 's avonds worden getypt

Na een klantbezoek liggen er foto's, notities en een hoofd vol details. De offerte wordt 's avonds thuis uitgewerkt, of pas drie dagen later.

De monteur spreekt na afloop een memo in en maakt een paar foto's. Daaruit ontstaat een concept-offerte in het eigen sjabloon, met de eigen prijzen uit de prijslijst. Onbekende posten worden nadrukkelijk als stelpost gemarkeerd in plaats van geraden. De ondernemer controleert en verstuurt.

1 tot 2 uur per offerte Indicatie · techniek: AI voor spraak en tekst · bouwtijd 8 tot 12 uur

Een webshop waar dezelfde vraag vijftig keer per week binnenkomt

Waar is mijn pakket, hoe retourneer ik, past dit op mijn model. Steeds hetzelfde, steeds met de hand beantwoord.

Binnenkomende berichten worden gesorteerd op onderwerp. Bij de terugkerende vragen staat een concept-antwoord klaar dat uit je eigen informatie is opgebouwd, inclusief de actuele status uit je systeem. Een medewerker leest en verstuurt, dus de klant krijgt nooit een antwoord dat niemand gezien heeft.

3 tot 6 uur per week Indicatie · techniek: AI voor tekstbegrip · bouwtijd 8 tot 14 uur

Een adviseur die zijn uren achteraf uit zijn agenda reconstrueert

Uren schrijven gebeurt op vrijdagmiddag, uit het hoofd. Dat betekent onderschatting, en dus onbetaalde tijd.

Afspraken uit je agenda worden automatisch omgezet naar concept-urenregels op de juiste klant, inclusief reistijd. Je corrigeert wat niet klopt in plaats van alles op te schrijven.

Uren die anders niet gefactureerd worden Indicatie · techniek: koppeling, geen AI · bouwtijd 4 tot 8 uur

Een fotograaf die aanvragen kwijtraakt tussen de mails

Aanvragen komen binnen via het contactformulier, Instagram en de mail. Reageren gebeurt als het uitkomt, waardoor de snelste concurrent de opdracht krijgt.

Elke aanvraag krijgt automatisch een ontvangstbevestiging met de vragen die je toch altijd stelt (datum, locatie, aantal uren) en een link naar je agenda. Wat binnenkomt staat op één lijst, inclusief wie er nog geen antwoord heeft gehad.

Techniek: koppeling, geen AIBouwtijd: 4 tot 8 uurIndicatie: sneller antwoord, minder gemiste opdrachten

Een praktijk met veel afzeggingen op het laatste moment

Afspraken worden telefonisch afgezegd of vergeten. Het gat in de agenda wordt zelden nog gevuld.

Herinneringen gaan automatisch uit, en zegt iemand af, dan krijgt de wachtlijst direct bericht dat er een plek vrij is. Daar is geen AI voor nodig: dit is een kwestie van je agenda laten praten met je berichtenkanaal.

Techniek: koppeling, geen AIBouwtijd: 4 tot 8 uurIndicatie: minder lege plekken in de agenda

Een administratiekantoor dat documenten van klanten sorteert

Klanten mailen bonnen, contracten en bankafschriften door elkaar heen. Iemand opent alles, hernoemt het en zet het in het juiste dossier.

Bijlagen worden herkend op soort en klant, krijgen een nette naam en belanden in de juiste map, met een lijst van wat niet zeker was. Die twijfelgevallen zijn de kern: het systeem gokt niet, het vraagt.

Techniek: AI voor documentherkenningBouwtijd: 8 tot 14 uurIndicatie: 2 tot 5 uur per week

Een bedrijf dat facturen niet controleert

Er komen maandelijks tientallen facturen binnen. Controleren tegen het contract kost meer tijd dan het oplevert, dus wordt er betaald zonder te kijken.

Elke factuur wordt uitgelezen en regel voor regel vergeleken met wat er in het contract staat. Klopt alles, dan volgt een bevestiging. Wijkt er iets af, dan een melding met een concept-mail naar de leverancier erbij. Het rekenwerk zelf gebeurt met vaste regels, niet met AI, omdat je bij bedragen voorspelbaarheid wilt.

Techniek: AI voor uitlezen, vaste regels voor de controleBouwtijd: 10 tot 16 uurIndicatie: fouten die anders onopgemerkt blijven

Een aannemer waarvan de werkbonnen in een la belanden

Op de bouwplaats wordt meerwerk op papier genoteerd. Wat de administratie niet ziet, wordt niet gefactureerd.

De bon wordt op locatie gefotografeerd of digitaal ingevuld en verschijnt als concept-regel bij het juiste project. Aan het eind van de week zie je wat er nog niet is doorbelast.

Techniek: digitaliseren plus koppelingBouwtijd: 8 tot 14 uurIndicatie: minder omzet die blijft liggen

Een winkel of horecazaak die inkoopprijzen ziet oplopen

Leveranciers passen prijzen aan, maar de verkoopprijs blijft staan. De marge verdwijnt ongemerkt.

Inkoopfacturen worden uitgelezen en vergeleken met de vorige. Zodra een artikel meer dan een afgesproken percentage stijgt, krijg je een melding met het verschil, zodat je kunt beslissen.

Techniek: AI voor uitlezen, rekenwerk zonder AIBouwtijd: 8 tot 12 uurIndicatie: direct zichtbaar in de marge

Een vastgoedbeheerder met storingsmeldingen door alle kanalen heen

Huurders bellen, appen en mailen. Wat urgent is en wat kan wachten, blijkt pas als iemand alles heeft gelezen.

Meldingen komen op één lijst, gesorteerd op urgentie en soort, met de juiste vakman er al bij gezocht. De huurder krijgt automatisch bevestiging dat de melding binnen is, wat het aantal nabelletjes fors terugbrengt.

Techniek: AI voor sorterenBouwtijd: 10 tot 16 uurIndicatie: snellere afhandeling, minder telefoontjes

Een bedrijf waar alle kennis in het hoofd van één persoon zit

Wat is er met deze klant afgesproken, welke garantie geldt hier, hoe deden we dit vorig jaar. Iedereen loopt met die vragen naar dezelfde persoon.

Een interne assistent beantwoordt vragen uit je eigen documenten en projecten, met bronvermelding erbij zodat een antwoord te controleren is. Weet hij het niet, dan zegt hij dat, in plaats van iets te verzinnen. Dat laatste is geen detail: het is de reden dat mensen het systeem gaan vertrouwen.

Techniek: AI met je eigen kennis als bronBouwtijd: 12 tot 20 uurIndicatie: minder onderbrekingen, kennis blijft in het bedrijf

Iedere ondernemer die op vrijdag zijn cijfers bij elkaar zoekt

Omzet uit het ene systeem, openstaande facturen uit het andere, uren uit een derde. Elke maand hetzelfde knip- en plakwerk in Excel.

Het overzicht stelt zichzelf samen en staat op de afgesproken dag klaar: wat er binnenkwam, wat er nog openstaat, welke offertes wachten en wat aandacht vraagt. Geen dashboard waar je naartoe moet, maar een bericht dat vanzelf komt.

Techniek: koppeling, geen AIBouwtijd: 6 tot 12 uurIndicatie: 2 tot 4 uur per maand, plus overzicht

Dit zijn voorbeelden, geen prijslijst en geen belofte. Elk bedrijf werkt net iets anders, dus wat er bij jou gebouwd wordt bepalen we pas nadat we hebben meegekeken. De genoemde tijdwinst is een indicatie op basis van vergelijkbare processen, geen garantie.

Staat je situatie er niet bij? Leg hem voor Zo verloopt een traject →

Benutten · Skills op maat

Het chatmodel dat je al betaalt, maar dan met verstand van je bedrijf.

Veel bedrijven betalen al voor ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot en gebruiken het vervolgens als een veredelde zoekmachine. Dat is zonde, omdat die modellen veel meer kunnen zodra ze je bedrijf kennen. Naissen Labs richt in het abonnement dat je al hebt vaste hulpjes in, skills, met daarin je toon, je sjablonen, je prijzen en je werkwijze. Geen nieuwe tool en geen extra abonnement, maar antwoorden die klinken alsof ze van je beste medewerker komen.

Offertes in je eigen sjabloon

Een skill die je offerteopbouw, prijzen en voorwaarden kent, en van losse aantekeningen een concept maakt dat je alleen nog controleert.

Klantmails in je toon

Antwoorden op veelvoorkomende vragen, geschreven zoals je dat zelf zou doen, met je eigen afspraken en formuleringen als bron.

Je documenten als kennis

Werkinstructies, productinformatie en afspraken worden bruikbaar: het model antwoordt op basis van je eigen materiaal in plaats van het internet.

€1.950excl. btw · drie skills op maat Inclusief procesintake, instructie aan het team en een beheerdocument in gewone taal. Extra skill €395. Bespreek wat er bij jou in zou zitten →

Leren · Training op de werkvloer

Je medewerkers leren werken met AI, op je eigen processen.

Geen algemene AI-cursus in een zaaltje met tien andere bedrijven, maar een dagdeel op je eigen werkvloer, met je eigen offertes, mails en documenten als oefenmateriaal. Je team leert wat AI wel en niet kan en wat er wel en niet in zulke tools mag, en gaat naar huis met handigheden die de volgende ochtend bruikbaar zijn. Eén vaste prijs voor het hele team, niet per persoon.

Op je praktijk voorbereid

Vooraf kijken we mee met hoe er nu gewerkt wordt, zodat de voorbeelden in de training over je bedrijf gaan en niet over een verzonnen bakkerij.

Veilig en vastgelegd

Onderdeel van de training is een AI-werkafsprakendocument van één A4: wat mag er wel en niet in zulke tools. Elke deelnemer krijgt een deelnamebewijs, met vastlegging van datum en deelnemers.

Past bij de wet

De Europese AI-verordening vraagt sinds februari 2025 dat mensen die met AI werken passend zijn geïnstrueerd. De wet schrijft geen cursus of certificaat voor; deze training plus de vastlegging is zo'n passende instructie.

€1.250excl. btw · per dagdeel, hele team tot twaalf deelnemers Ter vergelijking: open AI-programma's kosten al snel €1.995 per persoon. Hier train je het hele team voor minder. Liever alles rond de AI-verordening vastgelegd? AI-regels op orde, €995 →

Grenzen

Waar we niet aan beginnen.

Wie een AI-consultant zoekt, doet er goed aan te vragen waar AI níet past. Dit is het antwoord van Naissen Labs.

Trajecten die bedoeld zijn om mensen te vervangen

Naissen Labs bouwt voor bedrijven die ruimte willen maken, niet voor bedrijven die willen krimpen. Het uitgangspunt is meer resultaat per medewerker, niet minder medewerkers.

Beloftes over besparingen die niet te meten zijn

Je krijgt vooraf een indicatie op basis van je eigen cijfers en achteraf een meting. Wat je niet krijgt, is een percentage uit een reclamefolder.

Alles tegelijk omgooien

Eén proces dat werkt is meer waard dan vijf die half draaien. Na de eerste meting bepalen we samen wat de volgende stap wordt.

Antwoorden die zonder controle naar je klant gaan

Wij adviseren nooit om door AI geschreven berichten ook automatisch te versturen. Een medewerker controleert, corrigeert waar nodig en verstuurt daarna zelf. Die correcties gebruiken we om het systeem te verbeteren. Zo blijft de toon van je bedrijf overeind, werk je toch veel efficiënter, en blijft het persoonlijke contact met je klant behouden.

Chatbots waar je klant niet langs komt

Er is weinig irritanter dan een systeem dat je niet verder helpt en waar geen mens achter vandaan komt. Dat kost op termijn meer klanten dan het aan uren oplevert. Bij Naissen Labs is er altijd een route naar een echt persoon.

Systemen die in stilte fout gaan

Elke oplossing heeft een punt waarop een mens beslist en een duidelijke uit-knop. Twijfelt het systeem, dan komt het bij jou terecht in plaats van dat het gokt.

Benieuwd wat er in je week te winnen valt?

Dertig minuten, kosteloos. We kijken naar je processen en bepalen samen wat er mogelijk is.

Plan een gesprek