Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Naissen Labs.

Versie 1.1 van 16 september 2026. Van toepassing op alle offertes en overeenkomsten van Naissen Labs; ze worden als pdf met elke offerte meegestuurd.

1. Toepassing van deze voorwaarden

1.1Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, opdracht en overeenkomst tussen Naissen Labs en de opdrachtgever (hierna: de Opdrachtgever), en op alles wat daaruit voortvloeit.

1.2Naissen Labs werkt uitsluitend voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. De bepalingen over consumentenovereenkomsten zijn om die reden niet van toepassing, met uitzondering van het product Werkplekinrichting privé; daarvoor gelden de aanvullende bepalingen in artikel 17.

1.3Inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Naissen Labs die vooraf schriftelijk heeft aanvaard.

1.4Indien de opdrachtbevestiging afwijkt van deze voorwaarden, gaat de opdrachtbevestiging voor.

2. Offerte en totstandkoming

2.1Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij in de offerte een andere termijn is vermeld.

2.2De overeenkomst komt tot stand door aanvaarding van de offerte; een akkoord per e-mail volstaat. Naissen Labs bevestigt de overeenkomst met een opdrachtbevestiging waarin de scope, de prijs, de planning en de inbreng van de Opdrachtgever zijn vastgelegd.

2.3Prijzen zijn in euro's en exclusief btw, met uitzondering van de prijs van het product Werkplekinrichting privé, die inclusief btw is.

2.4Kennelijke vergissingen en schrijffouten in een offerte binden Naissen Labs niet.

3. Levering

3.1Naissen Labs levert wat in de opdrachtbevestiging is beschreven. Doorgaans is dat een werkend proces in de systemen die de Opdrachtgever al gebruikt, een beheerdocument in begrijpelijke taal, instructie aan de betrokken medewerkers en een meetafspraak.

3.2Inspanningsverplichting. Naissen Labs spant zich in om het beschreven resultaat te bereiken en handelt daarbij met de zorg van een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot. Naissen Labs garandeert geen tijdwinst, besparing, omzet of ander bedrijfsresultaat. Genoemde effecten zijn uitsluitend een indicatie; om die reden maken een nulmeting en een effectmeting deel uit van de opdracht.

3.3Niet inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk opgenomen in de opdrachtbevestiging: beheer van de IT-omgeving van de Opdrachtgever, hardware, andere processen dan de beschreven processen, nieuwe wensen tijdens de bouw en ondersteuning na afloop van de nazorgperiode.

3.4Naissen Labs mag onderdelen van het werk laten uitvoeren door derden. Naissen Labs blijft in dat geval het aanspreekpunt van de Opdrachtgever en verantwoordelijk voor het resultaat.

3.5Naissen Labs bouwt geen systemen die zelfstandig besluiten nemen over personen, in het bijzonder niet over werving, beoordeling, promotie of ontslag van medewerkers, en geen systemen die zonder menselijke controle extern communiceren.

4. Medewerking van de Opdrachtgever

4.1De Opdrachtgever wijst één contactpersoon aan die bevoegd is beslissingen te nemen of deze op korte termijn kan laten nemen.

4.2De Opdrachtgever zorgt tijdig voor: toegang tot de systemen die het proces raakt, een representatieve testset met voorbeelden, beschikbaarheid van de betrokken medewerkers voor procesopname en instructie, en alle informatie die voor de uitvoering van het werk nodig is.

4.3Indien de Opdrachtgever deze medewerking niet of niet tijdig verleent, schuift de planning op. Naissen Labs mag de extra kosten die daaruit voortvloeien, na voorafgaande melding, in rekening brengen tegen het uurtarief in artikel 5.2.

4.4De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde gegevens en voor de licenties en abonnementen die de Opdrachtgever gebruikt.

5. Prijs, meerwerk en kosten van derden

5.1De prijs in de offerte is een vaste prijs voor de beschreven scope. Er gelden geen stelposten en er vindt geen naberekening plaats.

5.2Meerwerk is al het werk buiten de beschreven scope. Naissen Labs voert meerwerk uitsluitend uit na voorafgaand akkoord van de Opdrachtgever, tegen een tarief van 75 euro per uur exclusief btw, en meldt vooraf de verwachte omvang.

5.3Kosten van derden zijn niet in de prijs inbegrepen. Het betreft gebruikskosten van AI-diensten en andere clouddiensten, en nieuwe licenties voor zover die onvermijdelijk zijn. De Opdrachtgever betaalt deze kosten rechtstreeks aan de leverancier, op een eigen account. Naissen Labs vermeldt bij elk voorstel de verwachte maandlast als indicatie, op basis van de tarieven op dat moment. Tariefwijzigingen van deze leveranciers komen voor rekening van de Opdrachtgever.

5.4Voorrijvergoeding. Voor werkzaamheden op locatie buiten de regio Amsterdam brengt Naissen Labs een voorrijvergoeding in rekening van 0,25 euro per kilometer, vermeerderd met de reistijd die per enkele reis meer dan een uur bedraagt, tegen 37,50 euro per half uur. Alle bedragen zijn exclusief btw. De verwachte voorrijvergoeding wordt in de offerte vermeld.

5.5Naissen Labs mag de tarieven voor doorlopende diensten eenmaal per kalenderjaar aanpassen, met een aankondiging van ten minste één maand. Indien de Opdrachtgever niet met de aanpassing instemt, mag de Opdrachtgever de doorlopende dienst opzeggen tegen de ingangsdatum.

6. Betaling

6.1Bij trajecten wordt 50 procent gefactureerd bij opdracht en 50 procent bij livegang. Bij losse dagdelen en trainingen wordt 100 procent vooraf gefactureerd, tenzij anders overeengekomen.

6.2Het werk start na ontvangst van de eerste betaling.

6.3De betaaltermijn is veertien dagen na factuurdatum.

6.4Indien de Opdrachtgever niet binnen de betaaltermijn betaalt, is de Opdrachtgever zonder ingebrekestelling in verzuim. Vanaf dat moment is de Opdrachtgever de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek verschuldigd, vermeerderd met de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel.

6.5Naissen Labs mag de uitvoering van het werk opschorten zolang een opeisbare factuur onbetaald is, na een schriftelijke waarschuwing met een termijn van zeven dagen. Bij onderhoud houdt opschorting in dat bewaking en reparatie worden stilgelegd; het risico daarvan komt voor rekening van de Opdrachtgever.

6.6De Opdrachtgever is niet bevoegd tot verrekening of tot opschorting van de eigen betalingsverplichtingen.

7. Planning

7.1Genoemde doorlooptijden zijn een indicatie en geen fatale termijn, tenzij een termijn uitdrukkelijk als "fatale termijn" is aangeduid.

7.2Indien de planning uitloopt door een oorzaak die bij de Opdrachtgever of bij een leverancier ligt, of door overmacht, schuift de opleverdatum dienovereenkomstig op.

8. Oplevering, nazorg en onderhoud

8.1Het werk is opgeleverd bij livegang: het proces draait in de omgeving van de Opdrachtgever, de instructie is gegeven en het beheerdocument is overhandigd.

8.2Nazorg: dertig dagen na livegang. Nazorg omvat het bijstellen van het geleverde proces naar aanleiding van ervaringen in de praktijk en het herstellen van fouten. Nazorg omvat geen nieuwe functionaliteit, geen nieuw proces en geen algemene helpdesk.

8.3De Opdrachtgever meldt een gebrek binnen veertien dagen na ontdekking, met een beschrijving waarmee Naissen Labs het gebrek kan reproduceren. Naissen Labs herstelt gebreken die binnen de nazorgperiode zijn gemeld kosteloos.

8.4Onderhoud wordt per maand afgenomen en is maandelijks opzegbaar tegen het einde van een kalendermaand. De inhoud van het onderhoud is vastgelegd in de opdrachtbevestiging. Zonder onderhoudsovereenkomst bewaakt Naissen Labs het geleverde niet en is het bijhouden ervan de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever.

8.5Software van derden verandert. Indien een leverancier zijn dienst, prijs, model of koppeling wijzigt en het geleverde om die reden aanpassing behoeft, is dat geen gebrek. De aanpassing geldt als meerwerk, of valt onder het onderhoud indien de Opdrachtgever een onderhoudsovereenkomst heeft.

9. Werken met AI

9.1Menselijke controle. Wat Naissen Labs bouwt, stelt concepten en voorbereidingen op. Naissen Labs bouwt niets dat zonder akkoord van een medewerker van de Opdrachtgever extern wordt verzonden, tenzij de Opdrachtgever daar uitdrukkelijk en schriftelijk om verzoekt en de risico's zijn vastgelegd.

9.2AI-uitkomsten zijn niet altijd juist. Taalmodellen kunnen fouten maken. Dat is een eigenschap van de techniek en geen gebrek in het geleverde. Om die reden beoordeelt een medewerker van de Opdrachtgever elke uitkomst voordat die wordt gebruikt. Die controle is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever; Naissen Labs bouwt daartoe controleerbare stappen in het proces in.

9.3Rollen onder de AI-verordening. De Opdrachtgever gebruikt de AI-diensten binnen de eigen onderneming en is daarmee gebruiksverantwoordelijke in de zin van Verordening (EU) 2024/1689. Naissen Labs richt in en instrueert. Naissen Labs levert de instructie en de vastlegging daarvan, waarmee de Opdrachtgever invulling kan geven aan de plicht tot AI-geletterdheid uit artikel 4 van die verordening. Naissen Labs doet geen uitspraak over de naleving van de verordening als geheel door de Opdrachtgever en garandeert niet dat de Opdrachtgever daarmee volledig aan de verordening voldoet.

9.4De Opdrachtgever draagt er zorg voor dat het gebruik binnen de eigen organisatie in overeenstemming is met de eigen regels, de toepasselijke cao en de afspraken met de eigen klanten.

10. Intellectueel eigendom

10.1De Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, eeuwigdurend gebruiksrecht op wat Naissen Labs voor de Opdrachtgever heeft ingericht, waaronder de flows, prompts, sjablonen, koppelingen en documentatie, voor gebruik binnen de eigen organisatie. Dat recht gaat in na volledige betaling.

10.2De onderliggende bouwblokken, methoden, werkwijzen en de procesbibliotheek van Naissen Labs blijven eigendom van Naissen Labs.

10.3Hergebruik van patronen. Naissen Labs mag de opgedane kennis en de generieke opzet van het geleverde hergebruiken bij andere opdrachtgevers, in geanonimiseerde vorm en zonder bedrijfsgegevens, teksten, prijzen of klantnamen van de Opdrachtgever.

10.4De Opdrachtgever mag het geleverde niet doorverkopen, in licentie geven of als eigen dienst aan derden aanbieden.

10.5Referentie. Voor het vermelden van de Opdrachtgever als referentie en het publiceren van een casus of citaat geldt artikel 11.

11. Referentie en casus

11.1Naissen Labs vermeldt de naam of het logo van de Opdrachtgever als referentie, publiceert een casusbeschrijving of citaat, of verwijst een prospect naar de Opdrachtgever, uitsluitend met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever. Die toestemming wordt apart en per onderdeel gevraagd, is vrijwillig, en is geen voorwaarde voor de opdracht of voor de prijs. Het geanonimiseerde hergebruik uit artikel 10.3 valt niet onder dit artikel.

11.2Naissen Labs legt de tekst van een casus of citaat vóór publicatie aan de Opdrachtgever voor. Vertrouwelijke informatie, klantnamen, prijzen en interne stukken van de Opdrachtgever worden niet gepubliceerd.

11.3De Opdrachtgever kan een gegeven toestemming op elk moment per e-mail intrekken. Naissen Labs verwijdert de publicatie in dat geval binnen tien werkdagen uit de eigen online kanalen. Wat al gedrukt of verzonden is, valt buiten deze verplichting.

12. Gegevens, geheimhouding en beveiliging

12.1De Opdrachtgever behoudt alle rechten op de eigen gegevens. Naissen Labs gebruikt deze gegevens uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht.

12.2Indien Naissen Labs bij de uitvoering van het werk persoonsgegevens verwerkt waarvoor de Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is, sluiten partijen vooraf een verwerkersovereenkomst. Die verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de overeenkomst en gaat voor deze voorwaarden voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

12.3Naissen Labs en de Opdrachtgever houden alle vertrouwelijke informatie geheim, ook na afloop van de opdracht. Vertrouwelijk is alle informatie die als zodanig is aangeduid of waarvan de ontvanger redelijkerwijs moet begrijpen dat die vertrouwelijk is.

12.4Naissen Labs neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de Opdrachtgever te beschermen. Deze maatregelen zijn beschreven in bijlage C van de verwerkersovereenkomst.

12.5Voor de bouw werkt Naissen Labs waar mogelijk met een geanonimiseerde testset, zodat pas met echte gegevens wordt gewerkt wanneer dat nodig is en de verwerkersovereenkomst is gesloten.

13. Aansprakelijkheid

13.1Naissen Labs is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming.

13.2De aansprakelijkheid van Naissen Labs is per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtgever voor de betreffende opdracht heeft betaald, exclusief btw. Bij doorlopende diensten is dat het bedrag over de laatste drie maanden. In alle gevallen is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van Naissen Labs in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico.

13.3Naissen Labs is niet aansprakelijk voor gevolgschade, waaronder in elk geval: gederfde omzet en winst, gemiste besparing, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens, schade door bedrijfsstilstand, en boetes of aanspraken van derden.

13.4Naissen Labs is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van: onjuiste of onvolledige gegevens van de Opdrachtgever, wijzigingen die de Opdrachtgever of een derde in het geleverde aanbrengt, storingen of wijzigingen bij leveranciers van software of AI-diensten, het uitblijven van de menselijke controle uit artikel 9, of gebruik van het geleverde buiten het beschreven doel.

13.5De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Naissen Labs.

13.6Een aanspraak op schadevergoeding vervalt indien de Opdrachtgever die niet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk bij Naissen Labs heeft gemeld, en in elk geval vierentwintig maanden na de gebeurtenis.

13.7De Opdrachtgever vrijwaart Naissen Labs tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van het geleverde door de Opdrachtgever, tenzij die aanspraken het gevolg zijn van opzet of bewuste roekeloosheid van Naissen Labs.

14. Overmacht

14.1In geval van overmacht worden de verplichtingen van partijen opgeschort. Onder overmacht valt in elk geval: langdurige uitval of beëindiging van diensten van derden waarop het geleverde draait, storingen in internet of stroomvoorziening, ziekte van de uitvoerende persoon, en overheidsmaatregelen.

14.2Indien de overmacht langer dan zestig dagen duurt, mag elk van beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Het tot dat moment verrichte werk wordt afgerekend.

15. Beëindiging

15.1Elk van beide partijen mag de overeenkomst schriftelijk ontbinden indien de andere partij, na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn, tekortschiet in de nakoming, of bij faillissement of surseance van betaling van de andere partij.

15.2Indien de Opdrachtgever een lopende opdracht tussentijds opzegt, betaalt de Opdrachtgever het verrichte werk en de kosten die Naissen Labs al heeft gemaakt of niet meer kan annuleren. Over het resterende deel van de opdrachtsom brengt Naissen Labs 25 procent annuleringskosten in rekening.

15.3Indien de Opdrachtgever een geplande sessie op locatie of een training minder dan vijf werkdagen van tevoren verzet, mag Naissen Labs 50 procent van het dagdeeltarief in rekening brengen. Bij verzetten minder dan twee werkdagen van tevoren is dat 100 procent.

15.4Bij het einde van de overeenkomst draagt Naissen Labs de toegang en de documentatie over, zodat de Opdrachtgever zonder Naissen Labs verder kan werken.

16. Zelfstandigheid

16.1Naissen Labs voert het werk zelfstandig uit, bepaalt binnen de overeengekomen planning zelf hoe en wanneer het werk wordt verricht, en staat niet onder gezag van de Opdrachtgever.

16.2Er is geen sprake van een dienstverband en partijen hebben niet de bedoeling een dienstverband te laten ontstaan. Naissen Labs draagt zelf de eigen belastingen en premies, en mag zich na melding aan de Opdrachtgever laten vervangen door een persoon met vergelijkbare deskundigheid.

16.3Naissen Labs werkt voor meerdere opdrachtgevers en is daarin vrij.

17. Aanvullende bepalingen voor consumenten (Werkplekinrichting privé)

17.1Prijzen voor consumenten zijn inclusief btw.

17.2De consument heeft een bedenktijd van veertien dagen na het sluiten van een overeenkomst op afstand. Indien de consument wil dat de dienst binnen die termijn wordt uitgevoerd, doet de consument daartoe een uitdrukkelijk verzoek en verklaart de consument dat het herroepingsrecht vervalt zodra de dienst volledig is uitgevoerd. Indien de dienst nog niet volledig is uitgevoerd, betaalt de consument bij herroeping een bedrag dat evenredig is aan het deel dat al is geleverd.

17.3De overige artikelen gelden ook voor consumenten, voor zover zij niet in strijd zijn met dwingend consumentenrecht. In dat geval gaat de wet voor.

18. Klachten en geschillen

18.1Indien de Opdrachtgever niet tevreden is, neemt de Opdrachtgever eerst telefonisch of per e-mail contact op met Naissen Labs. Partijen streven ernaar een klacht in onderling overleg op te lossen.

18.2Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

18.3Geschillen die partijen niet in onderling overleg oplossen, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.

19. Wijziging van deze voorwaarden

19.1Naissen Labs mag deze voorwaarden wijzigen. Op een lopende opdracht is de versie van toepassing die bij het sluiten van de overeenkomst is verstrekt.

19.2Voor doorlopende diensten kondigt Naissen Labs een wijziging ten minste één maand van tevoren aan. Indien de Opdrachtgever niet instemt met een wijziging die de Opdrachtgever in een nadeliger positie brengt, mag de Opdrachtgever de doorlopende dienst opzeggen tegen de ingangsdatum.

---

Naissen Labs, eenmanszaak, Amsterdam. Versie 1.1 van 16 september 2026. KVK 42119604.

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@naissenlabs.nl. De privacyverklaring beschrijft hoe Naissen Labs met persoonsgegevens omgaat.